掌握这些关键点，公文审核轻松过关，建议保存

在平常的公文撰写过程当中，公文格式的精确无误、合乎规范，能够展现公文的庄重严肃以及权威性。相反地，如果存在诸多漏洞，就会让读者对于公文的印象大幅降低。

诸多公务员，尤其是刚入职的年轻人，对公文格式满不在乎。却不知这是极为严肃之事。公文格式怎样才能够规范，机关工作人员要牢记以下内容：

一、份号

应当标注份号的是涉密公文。收文单位批抄分发公文依据份号，如此能够准确定位公文的受文对象，进而还能掌握每一份公文的流向。对于公文的分发、查询、借阅、统计、清退、销毁等工作而言，标注份号是很有帮助的，这有利于加强公文的管理和利用。份号一般采用六位3号阿拉伯数字，是顶格编排在版心左上角第一行的。

份号存在的常见错误有，其一，涉密公文居然没有标注份号；其二，位置标注出现错误情况，像是标注在了版心右上角；其三，份号存在不足六位或者超出六位的情形 ，例如“0003”；其四，存在随意手写份号的现象。

二、密级和保密期限

存在涉密情况的公文须依据涉密的程度分别标明“绝密”“机密”“秘密”以及保密期限，且要依照相应的涉密等级来严谨管理。保密期限应依据公文的内容，按照维护国家安全、利益的需求，限定于必要的期限范围之内。正确地标示出密级以及保密期限，既是针对公文涉密内容的一种保护举措，也是对能接触公文人员的一种提醒方式。密级与保密期限一般采用3号黑体字，顶格编排于版心左上角的第二行位置；保密期限当中的数字采用阿拉伯数字来进行标注。

密级以及保密期限所存在的常见错误包含：其一，涉密公文并未标注密级，像某单位针对学习贯彻某个涉密公文情况所撰写的报告就未标注密级；其二，位置标注出现错误，比如说标注在了版心右上角；其三，保密期限当中的数字采用汉字进行标注，例如“秘密十年”。

三、紧急程度

紧急程度所指的是，公文送达以及办理时的时限要求。按照紧急程度，紧急公文需要分别标明“特急”“加急”，电报则应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。在公文处理工作的实践当中，要依据公文内容，实事求是且准确合理地判定公文是否标注紧急程度，以及标注何种紧急程度。对于内容属于常规的工作安排、总结，或者学习贯彻上级文件、领导讲话、会议精神等非紧急事项的公文，不应该标注紧急程度。一般而言，紧急程度会运用3号黑体字呈现，并且顶格编排在版心左上角的位置；要是出现需要同时标注份号、密级以及保密期限、紧急程度这种情况时，那么要依照份号、密级以及保密期限、紧急程度这样的顺序，自上而下分行进行排列。

紧急程度存在这些常见错误：存在这样的情况，即不急的公文却被标注了紧急程度，位置标注出现错误，甚至有的会随意在版头区域加盖“特急”印章，纸质公文错用电报的紧急程度，像标注“特提”等，紧急程度表述不规范，比如标注“紧急”“急”等。

错误情况为，图例1存在，份号不足六位，保密期限里的数字以汉字进行标注，纸质公文错误地采用电报的紧急程度。

四、发文机关标志

就发文机关标志而言，存在主要的两种形式，其一，是由发文机关的全称，或者规范化简称后加上“文件”二字所组成；其二，是发文机关的全称，或者规范化简称呀。发文机关标志采用的是红色小标宋体字，一般是居中进行排布的，其字与字之间的间距应当适中，不适合太过紧密。发文机关标志的上边缘到版心上边缘的距离是35mm。

联合行文之际，发文机关标志存在两种情形，其一能够并用联合发文机关名称，其二能够单独采用主办机关名称。要是需同时标记联署发文机关名称，通常情况下应当把主办机关名称排列在前面；要是存有“文件”这两个字，那么应当放置在发文机关名称的右侧，并且要以联署发文机关名称作为依据进行上下居中的排布。

发文机关标志存在的常见错误包含，一，发文机关标志同标题、发文机关署名、印章并不一致，像是发文机关标志采用“××市财政局”，然而发文机关署名或者印章却是“××市财政局党组”或者“××市财政局办公室”；二，位置不合规范，如同发文机关标志上空距离过分大，或者距离下方的发文字号过于远。

错情图例2：发文机关标志与标题、发文机关署名不一致。

五、发文字号

发文字号是由那发文机关代字，以及年份，还要加上发文顺序号共同组成的。当联合行文之际，便会使用主办机关的发文字号。公文去标注发文字号，能够表明此公文源自怎样的单位，以及成稿的年度还有顺序，这样做既有利于分类去进行管理，也方便查询检索，同时还便于公文被引用。机关代字有着要求，那便是要做到准确，且规范，还要精练，不存在歧义，易于识别，务必要防止和上级机关、同级机关的机关代字出现雷同的情况。1. 一个能准确表述的机关代字，是应当跟行文性质去相互匹配的，有的单位呢，不管是上行文还是下行文，机关代字都只用个“发”字，这是不太合适的，得加以区分。2. 发文字号编排在发文机关标志下空二行的位置，然后是居中去排布的。3. 年份、发文顺序号是以阿拉伯数字来进行标注的；年份要标全称，用六角括号“〔 〕”括进去；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（就是1不编为01），在阿拉伯数字后面加“号”字。4. 上行文的发文字号居左空一字去编排，跟最后一个签发人姓名处在同一行。

存在于发文字号之中的常见错误包含着：其一，发文机关代字的概括并不准确。表现为，有的机关代字过长，多的情形下居然超过十个字，像某市重大生态项目建设领导小组办公室的机关代字是“×重大生态项目小组办发”；还有的机关代字存在党政不分的状况，比如以××市财政局名义下发的公文却标注成“财党发”。其二，年份标注出现错误。比如说，在2016年被拟制出来的公文，它得发文字号中间的年份竟然错误地标示成了“2015”，而这样的错误在每年1月初的时候常常会出现。还有的情况是，标注并不规范，就像在2016年的时候标注成了“〔16〕”。另外，有的不是使用六角括号，而是使用了方括号或者圆括号。到了3. 位置标注这方面又出现了错误。就好比上行文发文字号处在居中的位置进行标注，并且发文字号跟红色分隔线之间间隔得过大。

错乱的图例3呈现出这样的状况，即向上行文的发文字号处于居中排列的状态，然而却并未对签发人进行标注，另外，针对2016年所拟制的那份公文，其发文字号之中的年份被错误地标示成了“2015”。

六、签发人

上行文得标注签发人姓名，这能体现机关负责人对所签发的公文履行了审核把关职责。联合发文呢，应由所有联署机关的负责人共同会签。“签发人”这三个字再加上全角冒号以及签发人姓名，要居右空出一个字的位置，编排在发文机关标志下方空出二行的那个位置。“签发人”这三个字采用3号仿宋体字，签发人姓名则采用3号楷体字。要是存在多个签发人，签发人姓名得依据发文机关的排列顺序，从左到右、自上而下依次均匀地编排，通常每行排两个姓名，回行的时候要跟上一行第一个签发人姓名对齐。

常见的签发人错误存在这些情况：其一，上行文当中没有对签发人进行标注；其二，签发人并非发文机关主要负责人抑或是由其授权的负责人；其三，联合上行文的签发人仅标注了主办机关负责人，而未对其他机关负责人予以标注；其四，位置标注有误，联合行文时，“签发人”三字应当与第一个签发人姓名处于同一行，然而有的却把“签发人”三字放置在签发人姓名的中间行或者与最后一个签发人姓名排列在同一行；其五，签发人姓名所使用的字体存在错误。6. 应当标注姓名的是签发人，而有的签发人，除了标注姓名之外，还标注了所在的机关名称，或者标注了职务。

错误图例4，存在这样的情况，“签发人”三字所处位置的标注是错误的，签发人姓名所使用的字体是错误的，还要标注签发人所在的机关名称。