一图掌握规范公文写作格式指南

于2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局以及国家标准化管理委员会，发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704 - 2012），目的在于提高党政机关公文的规范化、标准化水平，自2012年7月1日起正式实施，此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704 - 1999 )的修订，针对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等给出了具体规定。

公文用纸幅面尺寸

公文用纸选用GB/T 148里面规定的A4型纸， A4型纸的成品幅面尺寸是，210毫米乘297毫米。

页边与版心尺寸

纸张用于公文时，其天头也就是上白边的尺寸是37毫米，允许偏差为正负1毫米，订口即左白边的尺寸是28毫米，同样偏差为正负1毫米，版心呈现的尺寸为156毫米乘以225毫米。

字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

发文机关标志

由发文机关的全称，或者是规范化简称，再加上“文件”二字组合而成，也能够使用发文机关的全称，或者是规范化简称。

发文机关标志进行居中排布，其上面边缘到版心上边缘的距离是35mm，推荐采用小标宋体字，颜色为红色，遵循以醒目、讲究美观以及庄重作为原则。

联合行文之际，要是需要同时标注联署发文所在机关的具体名称的话，通常来讲应当把主办机关的名称排列在最前面；要是存在“文件”这两个字的情况，那么应当放置在发文机关名称的右侧位置，并且是以联署发文机关的名称作为依据进行上下居中的排布。

单一机关发文带“文件”二字

多个发文机关联合发文不带“文件”二字

发文字号

编排在发文机关标志下方空出二行的位置。呈居中陈列分布。年份以及发文顺序号采用阿拉伯数字进行标注。那个年份应当标注作全称。并且要用六角括号“〔 〕”将其括起来。发文顺序号不添加“第”这个字。也不编排以零占位的虚位。也就是说数字1不会被编为01。在阿拉伯数字后面要增添“号”这个字。

放在上面的行文的发文字号，在左边空出一个字的位置来进行编排，和最后一个签发人姓名处于在了同一行。

签发人

它是由“签发人”这三个字，再加上全角冒号以及签发人姓名共同组成 的，其位置是居右空出一个字，编排在发文机关标志之下空着二行的那个位置。其中，“签发人”这三个字采用的是3号仿宋体字，而签发人姓名采用的是3号楷体字。

要是存在多个签发人，那么签发人姓名依据发文机关的排列次序自左至右、由上而下依次均匀地编排，通常每行排列两个姓名，当回行的时候要与上一行的第一个签发人姓名形成对齐状态。

单个签发人

多个签发人

版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

标题

通常采用2号小标宋体字，安排在红色分隔线下空两行的地方，分成一行或者多行在中间位置排布；换行的时候，要达成词意完整，排列对称，长短合适，间距恰当，可以做到，标题排列应当运用梯形或者菱形。

主送机关

被编排于标题下方空出一行的那个位置，处于居左顶格的状态，当进行回行操作时依旧保持顶格，在最后一个机关名称的后面标注全角冒号。

正文

正文必须于公文首页进行显示。通常采用3号仿宋体字，在主送机关名称之下一行予以编排，每个自然段首行首字需向左空出二字的距离，换行时则需顶格。文中结构层次序数依次能够运用“一、”“（一）”“1.”“（1）”来进行标注；其中一般第一层使用黑体字，第二层运用楷体字，第三层以及第四层用仿宋体字进行标注。

附件

若存在附件，于正文处空出一行，左起空两字编排“附件”这两个字，之后标上全角冒号以及附件的名称。要是有多个附件，运用阿拉伯数字来标注附件的顺序号，像那样（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后面不添加标点符号。当附件名称实在过长需要回行时，应当要与上一行附件名称的首个字对齐才行。

单个附件

多个附件

发文机关署名、成文日期和印章

成文日期一般右空四字编排，印章用红色。

单一行文发文机关

两个机关联合行文

五个机关联合行文

版记中的分隔线

版记里的分隔线跟版心同样宽，首条分隔线以及末条分隔线采用粗线（推荐高度是0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线处在版记中第一个要素的上方，末条分隔线和公文最后一面的版心下边缘相重合。

抄送机关

若是存有抄送机关，通常采用4号仿宋体字，于印发机关以及印发日期之上的一行，左右两边各自空出一个字来进行编排。“抄送”这两个字后面要加上全角冒号以及抄送机关的名称，换行的时候与冒号后面的首个字保持对齐，最后一个抄送机关的名称之后标记上句号。

如要在把主送机关移至版记的情况下，除了把“抄送”二字改成“主送”之外，其编排方法和抄送机关一样。当存在既有主送机关又有抄送机关这样的状况时，应该把主送机关设置在抄送机关的上一行，它们之间不添加分隔线。

版记要素

页码

通常采用4号半角宋体阿拉伯数字，编排的位置处于公文版心下边缘的下方，数字的左右两边各自放置一条一字线；其中，一字线到版心下边缘的距离为7毫米呀，单页码是在右侧空出一个字的位置，双页码则是在左侧空出一个字的位置。要是公文的版记页之前存在空白页的情形，那么无论是空白页还是版记页都不进行页码的编排。当公文的附件与正文组合在一起装订的时候，页码是应当连续编排的哟。